Integrasi Nilai Persediaan dalam Sistem Keuangan Apotek

Sistem akuntansi usaha dagang merupakan fokus utama Titan dalam mengembangkan software apotek TitanSystems Pharmacy. Dengan bantuan software apotek yang seadanya, kadang-kadang pemilik sarana apotek menganggap permasalahan sudah selesai dan dapat ditangani dengan baik. Ternyata belum tentu demikian. Sebagai contoh sederhana, kami berikan ilustrasi untuk sistem pencatatan persediaan dan perhitungan laba kotor dari transaksi pembelian dan penjualan sebagai berikut dengan menggunakan sistem FIFO (first in first out):

Perhatikan secara seksama contoh perhitungan di atas dan cobalah uji kembali apakah software apotek yang selama ini Anda gunakan juga telah melakukan perhitungan seperti yang tertera pada contoh sederhana di atas.

Pada saat terjadi fluktuasi harga beli, kita tidak dibenarkan menghitung laba kotor hanya dengan cara menghitung selisih harga jual saat transaksi penjualan terjadi dengan harga pembelian terakhir saja, tanpa memperhitungkan sisa persediaan yang masih ada saat ini dalam hal kuantitas maupun nilai nominalnya. Sebab yang paling mendasar adalah nilai persediaan tersebut harus diakui secara tepat pada neraca apotek sesuai dengan sistem pencatatan persediaan yang kita tentukan, apakah FIFO atau Average. Contoh sederhana di atas akan menjadi lebih kompleks lagi bilamana terjadi proses retur beli, retur jual, penyesuaian persediaan akibat hilang, kadaluarsa, dan sebagainya.

Apa yang ditampilkan dalam laporan persediaan pada software apotek yang Anda miliki saat ini mungkin dapat berbeda dengan penerapan standar akuntansi keuangan yang baku. Pada akhirnya, apotek yang dikelola dengan bantuan software yang kurang akurat dalam pengelolaan persediaan akan menimbulkan dampak yang cukup signifikan pada laporan keuangan apotek.

Laporan keuangan tidak cukup hanya memperlihatkan posisi keluar-masuknya kas, posisi hutang yang terjadi dikurangi dengan pembayarannya, dan hal-hal sederhana lainnya. Namun secara luas harus dapat dipertanggungjawabkan penyajiannya sesuai dengan prinsip atau kaidah akuntansi yang berlaku secara umum. Di Indonesia kita mengenal Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), dimana dijelaskan bahwa unsur laporan keuangan pada perusahaan yang lengkap setidaknya mencakup 4 hal penting, yaitu:

1.    Laporan Laba Rugi

Terdiri dari penyajian secara bertahap dimulai dari pengakuan nilai Penjualan Bersih, Laba Kotor, Laba Operasi dan terakhir adalah Laba Bersih dalam periode tertentu.

2.    Neraca 

Terdiri dari penyajian Aktiva Lancar berwujud Kas, Piutang, Persediaan, Aktiva Tetap, Aktiva Lainnya, Kewajiban Lancar atau Hutang Dagang, Kewajiban Jangka Panjang, serta Ekuitas atau Modal yang meliputi pula unsur terkait yang bersumber dari laporan laba rugi pada tanggal tertentu.

3.    Laporan Perubahan Ekuitas

Terdiri dari perubahan permodalan usaha yang dipengaruhi oleh Setoran Modal, Penarikan (Prive) dan penambahan modal yang dihasilkan karena perusahaan memperoleh laba dalam mengelola usaha.

4.    Arus Kas 

Terdiri dari aktivitas kas yang dipergunakan atau dihasilkan dari Aktifitas Operasi, Aktifitas Investasi maupun Aktifitas Pendanaan. Mungkin pada beberapa software apotek lainnya, laporan arus kas yang tampil berbeda maknanya dengan laporan arus kas yang dipersyaratkan oleh sistem akuntansi keuangan yang baku.

Jika demikian halnya, maka kemudahan yang diberikan oleh software TitanSystems PHARMACY kepada apotek adalah cukup dengan menginput transaksi pembelian, penjualan, dan berbagai transaksi lainnya Namun kelebihannya adalah laporan keuangan yang sesungguhnya segera dapat tersaji dengan mudah. Anda layaknya memiliki seorang akuntan profesional yang bekerja di apotek Anda selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu tanpa mengenal waktu dan dalam hitungan detik pula Anda dapat mengerti apa yang sesungguhnya terjadi dari waktu ke waktu pada bisnis apotek Anda.

Contoh Laporan Laba Rugi Apotek dari software apotek TitanSystems Pharmacy

Contoh Neraca Apotek dari software apotek TitanSystems Pharmacy

Contoh Laporan Perubahan Ekuitas Apotek dari software apotek TitanSystems Pharmacy

Contoh Laporan Arus Kas Apotek dari software apotek TitanSystems Pharmacy

Bagi Anda yang ingin memperoleh informasi lebih lanjut tentang software apotek TitanSystems Pharamcy serta menaruh perhatian yang serius terhadap laporan keuangan apotek, Anda dapat berkonsultasi melalui e-mail kepada kami di alamat: info@titansystems.biz

Read More

Sistem Pengguna

TitanSystems Pharmacy merupakan software akuntansi khusus untuk apotek. Software ini dapat digunakan oleh beberapa divisi, dan setiap divisi diberikan batasan hak akses masing-masing.

Misalkan saja dalam suatu apotek terdapat divisi penjualan, pembelian, apoteker, accounting, dll. Setiap divisi dapat diatur hak aksesnya, misal divisi apoteker tidak perlu mengetahui transaksi pembelian dan jurnal-jurnal yang terjadi maka hak untuk mengakses menu tersebut tidak diaktifkan. Sebaliknya pada divisi penjualan dan pembelian dirasa tidak perlu mengetahui analisa bisnis maka menu analisa bisa tidak diaktifkan untuk divisi ini.

Setiap satu divisi dapat memiliki beberapa pengguna. Setiap pengguna memiliki username dan password masing-masing, password pengguna dapat diganti secara mandiri oleh setiap pengguna.

daftar Divisi

daftar Pengguna

Silahkan melihat videonya disini:

Read More

Pembelian

Transaksi Pembelian pada TitanSystems Pharmacy didisain dengan melihat kemudahan untuk user. Sebelum melakukan transaksi terlebih dahulu dapat dibuat surat pemesanan / Purchasing Order ( PO ).

Jumlah item yang dapat diinputkan dalam transaksi ini tidak terbatas.

 

Apabila sebelumnya pernah membuat surat pemesanan, saat melakukan transaksi pembelian PO yang sudah pernah dibuat dapat dibuka lagi dan langsung dapat diinputkan transaksi pembelian jadi tidak perlu memasukkan lagi data barang yang akan dibeli.

menu Transaksi Pembelian

 

Dalam menu pembelian dapat kita pilih bagaimana perlakuan terhadap PPN, yaitu antara lain:

1. Apabila harga barang yang tercantum belum termasuk PPN dan dalam pembayaran ditambah PPN maka checkbox PPN dibawah Sub Total harus di centang, setelah disimpan PPN 10% tersebut akan masuk ke akun PPN Masukan.
2. Apabila harga barang yang tercantum pada tiap barang sudah termasuk PPN maka checkbox PPN Inklusif ( dibagian kanan ) harus di centang, setelah disimpan PPN 10 % tersebut akan masuk ke akun PPN Masukan.
3. PPN tiap barang juga dapat ditambahkan pada HPP tiap barang yaitu dengan menggunakan Fungsi -> Kapitalisasi PPN, Terlebih dahulu pilih jenis PPN yang terjadi ( no 1 atau no 2 ), kemudian pilih Fungsi -> Kapitalisasi PPN, maka setelah disimpan PPN akan menjadi faktor tambah untuk HPP barang.

  

 

Setelah transaksi pembelian selesai lalu di klik tombol selesai kemudian akan muncul metode pembayaran yang akan dilakukan, metode pembayaran bisa dengan 2 cara yaitu:

1. Kredit. Jika pembelian akan dibayar dengan kredit maka kita hanya perlu mengisikan tanggal jatuh temponya saja kemudian klik tombol OK, setelah disimpan maka hutang dagang dan stok barang akan secara otomatis bertambah

2. Tunai. Jika pembelian akan dibayar tunai maka terlebih dahulu dipilih metode yang akan digunakan ( transfer kas kecil, transfer kas besar, tranfer bank, dll ), kemudian isikan jumlah yang dibayarkan dan klik tombol simpan, maka transaksi pembelian sudah tersimpan dan stok barang secara otomatis akan bertambah

3. Tunai dan Kredit. Pembayaran dapat juga dilakukan dengan 2 cara yaitu sebagian dibayar tunai dan sebagian dibayar secara kredit. Terlebih dahulu diisikan metode yang akan digunakan dan jumlah untuk pembayaran secara tunai lalu klik tombol simpan, untuk sisa pembayaran yang secara kredit kita hanya perlu mengiiskna tanggal jatuh tempo pembayaran, setelah di klik tombol OK, maka hutang dagang akan bertambah sesuai dengan jumlah yang dibayar kredit dan stok barang akan bertambah. 

Read More

Penjualan

TitanSystems Pharmacy merupakan software akuntansi yang khusus untuk apotek, menu penjualan dalam sistem ini didisain khusus untuk apotek. Perhitungan stok secara akuntansi, nilai penjualan dan catatan resep yang sesungguhnya akan tercatat dengan lebih detail.

Sistem ini dapat menangani penjualan obat bebas dan juga penjualan dengan resep dalam 1x transaksi penjualan. Struk pembayaran obat bebas dan resep dapat dijadikan satu sehingga lebih hemat kertas. Untuk penjualan resep dapat ditambahkan pula jasa racik dan embalase. 

Misalkan ada suatu kasus dimana jumlah resep racikan yang ditebus tidak sama dengan jumlah pada resep dokter, maka sistem akan menghitung banyaknya bahan penyusun resep berdasarkan jumlah resep racikan yang ditebus. Hal in memudahkan perhitungan jumlah bahan obat yang harus diambil dari stok. Begitupula jika terjadi residu yang harus diperhitungkan sebagai harga jual obat ke konsumen. Mohon perhatikan ilustrasi berikut ini:

Pada gambar diatas dapat dilihat jumlah resep yaitu 12, dan jumlah yang ditebus adalah 10. Padahal untuk maracik 12 Puyer tersebut diperlukan bahan 10 tablet. Disini sistem akan secara otomatis menghitung penggunaan tablet untuk meracik 10 puyer, yaitu 8,33 tablet (diperoleh dari perhitungan 10/12 * 10 = 8,33).

Secara riil, bahan yang akan diambil dari stok adalah 9 tablet dan sisa 0,67 tablet. Namun, bisa saja atas pertimbangan sisa tablet sebanyak 0,67 ini tidak mungkin lagi disimpan sebagai persediaan, maka jumlah obat yang diambil dari stock dianggap 9 tablet, sehingga pada sistem persediaan akan dipakai sebagai stok keluar sejumlah 9 tablet dan harga jual resep dihitung untuk 9 tablet, bukannya 8,33 tablet.

 

Setelah semua bahan per R/ telah diisi, maka untuk setiap 1 R/ kita dapat membebankan biaya embalase dan mengikutsertakan jasa racik, sehingga harga per R/ dapat dikalkulasi secara gabungan oleh sistem. Pada tampilan struk penjualan, kami menawarkan opsi untuk mencetak detail isi bahan racikan per R/. Jika apotek memilih untuk mendetailkan bahan penyusun resep racikan, maka biaya embalase dan jasa racik akan terdistribusi secara otomatis pada harga bahan-bahan penyusunnya secara proporsional berdasarkan harga jual dasar obat sehingga konsumen tidak bingung.

Berikut adalah contoh lain untuk pengisian transaksi penjualan beserta struk yang tercetak dari sistem :

              APOTEK TITAN
  PELEMSEWU BARU B1, JL. PARANGTRITIS
              BANTUL 55158
          TELP: (0274) 335758
            SIA: 1236/776288

NO.TRANS   : 2.17-121021.0912-002
TANGGAL    : 21-10-2012 (09:23)
OPERATOR   : Support
========================================
1.   TOLAK ANGIN ANAK
   5,0  SACH           1.200       6.000
2.   VICKS VAPORUB 10 G
   1,0  PCS            5.300       5.300
----------------------------------------
No. Resep  : OKT-94     Apt./AA: DIDIK W
A/N. Resep : An. DEFAN PRASETYA
Alamat     : Ngoto Bangunjarho Sewon
Dokter     : dr. MIKHAEL HEDY, Sp.A

R1 /      1,0 BTL                 47.500
  1. CEFAT SYRUP
       1,0  BTL                47.500
R2 /      1,0 BTL                 16.500
  1. PRAXION SYRUP 60ML
       1,0  BTL                16.500
R3 /      1,0 BTL                 21.800
  1. TRIFED SYRUP 60ML
       1,0  BTL                21.800
R4 /     15,0 PUYER               47.457
  1. MEPTIN TABLET
       4,0  TAB                 4.606
  2. TRIAMCORT
       9,0  TAB                 3.054
  3. MIRAVON
       3,0  TAB                   516
----------------------------------------
Sub Total  : Rp  144.557
Potongan   : Rp       57
Total      : Rp  144.500
Pembayaran : Rp  150.000
Kembali    : Rp    5.500

Read More

Sistem FIFO

TitanSystems Pharmacy sangat membantu Anda dalam penelusuran kronologis stok per barang. Anda dapat dengan mudah memotong laporan buku stok yang berisi kronologis stok masuk dan keluar berikut nilainya (HPP) dalam periode tertentu saja, dan dapat pula melihat kuantitas stok barang dan nilai keseluruhannya pada akhir periode yang sama. Diharapkan dari kedua informasi tersebut Anda akan yakin bahwa pembukuan perhitungan HPP produk telah dilakukan dengan benar oleh sistem.

Dalam menghitung nilai persediaan, TitanSystems Pharmacy dapat menggunakan sistem FIFO maupun Average. Perhitungan FIFO akan menyebabkan barang yang masuk ke dalam stok terlebih dahulu juga akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sehingga, dengan kondisi berbagai macam harga beli barang yang terdapat pada stok saat ini, maka transaksi penjualan produk yang sama dapat memiliki laba kotor yang berbeda-beda pula sesuai dengan penandingan antara harga pada penjualan dengan HPP barang yang dikeluarkan pada saat yang sama. Sistem ini dikenal pula dengan istilah stok perpetual. 

Keistimewaan lainnya, pada laporan buku stok Anda dapat melakukan klik pada hyperlink nomer transaksi yang tertera untuk menampilkan isi dari formulir transaksi tersebut. Sebagai contoh transaksi penjualan yang terjadi tanggal 03-10-10 diatas dapat di klik pada nomernya sehingga formulir transaksi penjualan akan tampil seperti berikut: 

 

 

Dengan melihat formulir transaksi penjualan ini, maka sebenarnya kita dapat melihat terjadinya keuntungan (laba kotor) atas penjualan 1 BOTOL Betadine ini sebesar Rp 350,- yang diperoleh dari Harga jual (Rp 2.850) dikurangi dengan HPP barang yang terlihat sebagai nilai keluar pada laporan buku stok (Rp 2.500). Hal ini dikarenakan stok dengan harga beli Rp 2.585 yang awalnya tercatat sebanyak 6 BOTOL pada pembelian tanggal 02-09-10 telah habis terjual seluruhnya, sehingga program menggunakan HPP berikutnya yaitu Rp 2.500 yang berasal dari pembelian tanggal 04-09-10.

Berikut ini adalah hasil postingan jurnal transaksi penjualan tersebut pada buku besar:

Sementara itu, jika apotek menggunakan sistem average maka HPP produk yang digunakan akan berubah setiap kali ada pembelian atau setiap masuknya stok ke dalam persediaan dengan menghitung jumlah rupiah keseluruhan stok barang dibagi dengan jumlah kuantitas barang pada saat yang sama.

Pencatatan nilai persediaan/stok dengan sistem Average atau FIFO jangan dirancukan dengan arus fisik barang seperti yang berlaku pada sistem FEFO (first expire first out) dalam pengelolaan kadaluarsa. TitanSystems Pharmacy selalu konsisten mengeluarkan stok barang yang tanggal kadaluarsa tercapa terlebih dahulu, tanpa mempertimbangkan tanggal transaksi pembelian mana yang lebih dahulu sebagai persediaan. Jika kebetulan pada contoh di atas produk Betadine yang dibeli tanggal 04-09-10 memiliki tanggal kadaluarsa yang lebih dekat dibandingkan yang dibeli tanggal 02-09-10, maka tetap yang dicatat pada sistem kadaluarsa untuk dikeluarkan dari stok adalah kadaluarasa dari pembelian tanggal 04-09-10 terlebih dahulu, meskipun secara FIFO HPP nya berbeda dengan kenyataan fisik barang yang kita serahkan kepada konsumen. Disinilah peranan sistem yang baik akan menangani pembukuan Anda secara akurat dari sisi akuntansi dan farmasi secara bersamaan.

Read More

Kadaluarsa Produk

TitanSystems Pharmacy menggunakan metode First Expire First Out (FEFO) untuk mencatat masuk dan keluarnya barang sesuai dengan kadaluarsanya. Pedoman yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Saat mengisi formulir pembelian, tanggal kadaluarsa produk dapat dicantumkan. Untuk produk yang sama dengan lebih dari 1 tanggal kadaluarsa (Exp.Date), maka produk tersebut harus dicatat dalam 2 atau lebih baris transaksi yang sesuai variasi tanggal kadaluarsa.
2. Saat mengisi formulir penjualan, software akan memberitahu kepada kita tanggal kadaluarsa terdekat yang tercatat dimiliki produk tersebut saat ini
3. Manakala terjadi ketidaksesuaian jumlah dan tanggal kadaluarsa yang tercatat oleh karena kekeliruan pengambilan fisik barang tersebut dsb., maka daftar kadaluarsa dapat di-ubah secara mandiri dengan catatan bahwa jumlah stok produk secara total tidak boleh lebih sedikit daripada detail kuantitas dan tanggal kadaluarsa produk secara kumulatif.
4. Untuk produk yang saat pembeliannya dulu tidak diberikan tanggal kadaluarsa, maka dianggap memiliki tanggal kadaluarsa yang tak terhingga, sehingga dianggap keluar dari stok setelah barang yang tercatat memiliki tanggal kadaluarsa.
5. TitanSystems Pharmacy mempunyai metode untuk mengontrol kadaluarsa produk melalui 3 cara: 

• Melalui sistem pengingat global yang dapat menampilkan produk yang telah kadaluarsa dalam beberapa bulan berikutnya, sesuai dengan pengaturan umum yang diberlakukan.
• Melalui laporan kadaluarsa produk yang dapat ditampilkan per produk sesuai daftar kuantitas produk yang akan melampaui kadaluarsa dalam beberapa bulan ke depan secara fleksibel.
• Pada saat penjualan, sistem sudah memberikan referensi kepada operator tentang tanggal kadaluarsa terdekat. Jika operator jeli dan menemukan bahwa produk yang akan diberikan ke konsumen memiliki tanggal kadaluarsa yang lebih lama dari referensi yang muncul tersebut, maka semestinya dia segera melakukan cross check dengan bagian stok apotek untuk konfirmasi keakuratan tanggal kadaluarsa per produk tersebut.

Bisa dibayangkan, bagaimana mudahnya penelusuran produk yang akan kadaluarsa dengan TitanSystems Pharmacy. Setelah itu, kita dapat memutuskan untuk melakukan langkah antisipatif, misalnya saja me-retur barang tersebut ke distributor atau produsen.  Atau untuk produk OTC, seperti susu dan makanan, bisa saja ditawarkan kepada pelanggan secara aktif sebelum tercapai tanggal expire date dari produsen. Anda akan terhindar dari kerugian akibat tidak tertanganinya produk kadaluarsa dengan baik.

contoh tampilan di sistem :

Daftar Kadaluarsa

Read More

Mengelola Daftar Harga

Dalam software akuntansi apotek TitanSystems Pharmacy pengelolaan atau penentuan daftar harga dilakukan di menu Daftar Harga. Pada halaman ini dilengkapi dengan kontrol pencarian, kustomasi tampilan, navigasi halaman dan beberapa kontrol tambahan.

Dalam formulir daftar harga ini akan menampilkan kode barang, nama barang, HPP, Nilai Persediaan Terakhir, Unit, Isi, Harga Jual Umum, Markup(%), Operator, Tanggal Edit.

Mengubah daftar harga secara langsung.

Untuk mengubah daftar harga secara langsung setelah menampilkan daftar barang dengan mengisi kontrol pencarian, harga jual umum dapat langsung diisikan atau mengisikan persen markup. Setelah selesai klik tombol Simpan untuk menyimpan. Untuk membatalkan perubahan dapat dilakukan dengan mengklik tombol Reset.

Mengubah daftar harga dengan alat bantu kalkulasi harga.

Produk-produk yang ingin diubah harganya dapat dipilih kemudian dengan kalkulasi harga akan masuk ke halaman untuk menghitung, akan dinaikkan dengan persen margin, persen markup atau kenaikan harga.

Namun perlu diingat, kalkulasi harga ini hanya membantu menghitung penetapan harga jual produk. Setelah harga jual tersimpan dalam bentuk rupiah, maka harga jual produk tidak akan berubah sampai kita mengubahnya lagi pada suatu saat. Prosentase kenaikan harga terhadap HPP tidak akan tersimpan secara formulasi otomatis, sebab kondisi formulasi harga secara otomatis, yang dipicu oleh transaksi pembelian produk saat ada perubahan harga beli ke pemasok pada umumnya sangat menyesatkan pengendalian sistem. Sebagai contoh demikian:

Saat ini HPP produk terakhir yang tercatat pada sistem FIFO adalah Rp1.000. Misalkan saja sistem lain yang dipakai di apotek kita langsung mengaitkan harga jual berdasar markup 10%, tentu harga jual secara otomatis menjadi Rp1.100.

Kemudian tanpa disengaja, operator admin melakukan kesalahan input harga pada saat pembelian produk dari PBF, dari harga normal Rp1.000 mejadi Rp100 (kurang angka '0'). Karena mungkin pembelian dilakukan secara kredit, tentunya tidak akan berpengaruh pada pengeluaran 'Kas', sehingga operator tersebut lalai untuk mengecek ulang harga pembeliannya yang tidak sesuai dengan faktur dari PBF. Akibatnya yang terjadi adalah, harga jual produk terkalkulasi secara otomatis menjadi Rp110. Tentunya ini adalah contoh yang ekstrim. Namun apabila terjadi kondisi semacam ini, maka sistem yang Anda pakai saat ini bisa saja merugikan manajemen apotek Anda tanpa Anda sadari.

Sebagai alat bantu untuk penyesuaian harga jual manakala terjadi perbedaan harga beli dari harga biasanya ke pemasok (PBF), maka TitanSystems Pharmacy dilengkapi dengan 2 fitur pengaman:

• Pada saat terjadi perubahan harga beli, saat formulir pembelian disimpan akan memunculkan peringatan bahwa harga beli produk berubah dari harga pembelian terakhir. Jika kita ingin mengubah harga jual, maka kita akan dibawa untuk melakukan setting harga jual untuk produk tersebut. Seperti berikut:

• Pada daftar harga produk, kami telah menyiapkan analisa harga jual yang sudah berada di bawah standar laba yang kita estimasikan. Misalnya saja, untuk obat kategori Generik kita memiliki standar markup setidaknya 30%. Analisa akan menampilkan produk kategori Generik yang harga jualnya berada dibawah standar laba. Harga jual ini tentunya juga ditinjau dari pemberian diskon yang terbesar yang mungkin kita dapat berikan ke pelanggan dengan kategori tertentu. Pada dialog berikut ini, terlihat ada 7 buah produk yang harga jual umumnya ternyata berada di bawah standar laba kotor yang kita asumsikan (30%).

Histori
Untuk menetapkan harga jual, kadangkala kita juga membutuhkan referensi harga pembelian produk yang selama ini pernah kita lakukan ke pemasok. Dengan referensi harga pembelian ini, kita mampu memiliki gambaran secara cepat apakah produk tersebut termasuk jenis yang cukup berfluktuasi harga belinya ataukah tidak.

Dan sebagai bantuan akhir, kami menyediakan pula histori perubahan harga jual yang pernah dilakukan oleh masing-masing administrator pada waktu-waktu sebelumnya.

Mudah-mudahan apotek Anda menjadi lebih sehat dengan cara penetapan harga jual yang semakin baik.

Lihat videonya disini:

Read More

Data Induk Produk

Data induk produk dalam software akuntansi apotek TitanSystems Pharmacy berisikan data pokok obat-obatan atau barang-barang dan jasa yang terdapat di apotek. Data yang bisa dicatatkan dalam data induk produk ini antara lain:

1. Kode Barang, merupakan kode untuk setiap barang dan antara barang yang satu dan yang lain tidak boleh sama.
2. Barcode, untuk mengisikan barcode barang. Software manajemen apotek ini sudah mendukung penggunaan barcode.
3. Nama Barang, merupakan nama dari produk atau obat.
4. Nama pemesanan, merupakan nama untuk melakukan pemesanan suatu barang, biasanya berupa nama yang digunakan oleh pemasok.
5. Kategori, obat atau barang yang dicatat dalam software apotek ini dikelompokkan menurut kategorinya, misalnya obat bebas, obat keras, dll. Hal ini dapat mempermudah dalam proses pencarian.
6. Lokasi, merupakan lokasi tempat obat atau barang itu disimpan. Hal ini untuk mempermudah proses pencarian dan pada waktu stok opname kita dapat melakukan opname per lokasi.
7. Pabrik, yaitu produsen (vendor) atau agen tunggal pemegang merk dari suatu produk. Data tentang pabrik ini juga penting dan bermanfaat dalam pembuatan daftar harga yang sewaktu-waktu diperlukan oleh manajemen apotek bilamana pabrikan melakukan perubahan harga produk.
8. Fungsi, keterangan tentang fungsi obat secara singkat yang berguna pada saat pencarian produk dengan kata kunci tertentu.
9. Bahan Aktif, yaitu kandungan bahan yang terdapat dalam suatu obat. Hal ini berguna pada saat pencarian dengan kata kunci tertentu, apabila obat yang dicari tidak ada dapat diganti obat lain yang mempunyai kandungan bahan aktif yang sama.
10. Obat dalam Pengawasan, merupakan penanda untuk obat dalam pengawasan seperti narkotika, psikotropika, dll. Jika dalam data suatu obat penanda ini dicek maka obat tersebut akan masuk ke dalam laporan obat-obat dalam pengawasan ( mutasi stock ).
11. Min Stock dan Max Stock, yaitu batas kuantitas persediaan dalam unti standar produk. Jika batas kuantitas stock terlampaui maka pada setiap kali TitanSystems Pharmacy dijalankan modul pengingat akan memberikan pesan akan keadaan stock, apakah harus re-order lagi atau stock malah berlebih.
12. Obat Generik, merupakan penanda jika obat tersebut merupakan obat generik.
13. Harus Dijual dengan Resep Dokter, merupakan penanda bahwa obat tersebut harus dijual dengan resep dokter dan tidak bisa dijual bebas. Jika suatu obat penanda ini dicek maka apabila akan dijual dengan bebas sistem akan secara otomatis masuk ke menu untuk penjualan resep dan nama dokter harus diisi.
14. Faktor Kali Penjualan Resep, yaitu bilangan untuk mengalikan harga jual umum apabila obat tersebut dijual dengan resep. Apabila masuk menu resep harga akan secara otomatis menyesuaikan.
15. Produk Jasa, merupakan penanda apabila produk tersebut berupa jasa, misalnya jasa periksa dokter, cek gula darah, dll. Produk jasa dan barang dibedakan karena jika berupa jasa tidak akan mengurangi stock.
16. Tabcontrol Unit, yaitu definisi dan isi dari unit barang pada penjualan dan pembelian produk. Pada data produk, Tabcontrol Unit terdiri atas kolom ‘Unit’, ‘Isi’, dan ‘Referensi Harga Beli’. Unit standar berisi 1,00 satuan terletak pada baris I dan tidak dapat diubah. Untuk unit berikutnya, ‘Isi’-nya menyatakan jumlah kelipatan dari 1 satuan unti standar. ‘Referensi Harga Beli’ adalah harga pembelian terakhir produk tersebut untuk unit tertentu ke pemasok. Bila produk baru pertama kali dimasukkan dalam data produk, referensi harga beli dapat saja diisi dengan data dari price list pemasok. Referensi harga beli sellau berubah setiap terjadi perubahan harga untuk unit tersebut pada saat terjadi transaksi pembelian.
17. Tabcontrol Pemasok, yaitu daftar pemasok yang dapat melayani permintaan produk tersebut.
18. Tabcontrol Catatan, dapat digunakna utnuk mencatat beberapa hal yang perlu diketahui tentang produk tersebut secara historis.

Silahkan lihat videonya disini:

Read More