Tutup Buku di Apotek

Apakah yang dimaksud proses Tutup Buku pada Umumnya?

Proses tutup buku harian, bulanan dan tahunan pada sebuah apotek kadang dipersepsikan berbeda, tergantung melihatnya dari sistem keuangan ataukah dari sistem lainnya. Pada sistem keuangan, proses tutup buku biasa dikenal dengan istilah 'posting'. Sebenarnya posting ini adalah proses pengolahan data transaksi dalam bentuk jurnal untuk dicatat pada masing-masing buku besar yang sesuai dengan pos jurnal tersebut. Sehingga setelah posting dilakukan, maka masing-masing buku besar (kas, hutang, piutang, persediaan, pendapatan, beban, dan lainnya) saldonya akan berubah karena adanya mutasi debet atau kredit.


Sebagai pelaku bisnis apotek, kadang kala urusan posting ini dikerjakan hanya pada akhir bulan, atau bahkan hanya pada akhir tahun buku. Sehingga, laporan keuangan pun disajikan secara terlambat. Mengapa 'terlambat' ? Karena untuk ukuran bisnis modern saat ini, dinamika usaha dan persaingan bisnis berlangsung sangat ketat. Ketika informasi yang penting itu datang secara terlambat, maka langkah antisipasi yang diambil oleh manajemen pun juga terlambat untuk diterapkan, dan berujung pada kemunduran usaha.

Saat ini, sudah tidak tepat lagi jika kita tetap mempertahankan pembukuan dengan cara lama yang hanya dapat menghasilkan laporan keuangan dalam jangka waktu panjang (tahunan). Akan tetapi juga tidak tepat jika bisnis apotek terlalu repot dengan urusan posting data keuangan, karena keterbatasan tenaga administrasi. Sementara itu, jika apoteker ataupun staf penjualan biasa harus dibebani masalah administrasi, biasanya kurang optimal juga karena kecepatan pelayanan obat dan konsultasi masalah pengobatan pasien merupakan hal yang terutama bagi bisnis apotek.

Jalan tengahnya tentu adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi untuk mengelola administrasi keuangan apotek tanpa mengeluarkan biaya operasional yang lebih besar untuk belanja gaji pegawai bagian adminsitrasi. Apakah hal ini bisa dilakukan semudah itu? Jawabannya tergantung dari sistem software yang Anda miliki saat ini di Apotek.

Pada beberapa software apotek selain TitanSystems Pharmacy, pengelolaan administrasi stok obat mungkin sudah tercakup pada sistem yang mereka tawarkan. Demikian pula dengan pencatatan keluar dan masuknya kas apotek. Namun saat software diminta untuk menampilkan informasi tentang berapa sebenarnya laba kotor apotek pada hari ini, pada minggu ini, atau berapa laba bersih apotek bulan ini, tidak dapat dilakukan secara cepat (1x klik) dan tepat, maka tentu software tersebut bukanlah software apotek yang didesain secara terintegrasi dengan laporan keuangan.

Biasanya, sistem yang tidak terintegrasi dengan baik masih mewajibkan kita untuk merekap kembali seluruh penjualan dalam sebulan, lalu membuat jurnal pendapatan atas penjualan tersebut. Jurnal manual yang kita buat tadi, akan disimpan oleh sistem GL (general ledger) mereka. Contoh jurnal manual atas pendapatan bulanan apotek itu dapat kami gambarkan sebagai berikut:


Kas                                25.000.000
Piutang                             3.000.000
  Penjualan produk bulan 03/2012              28.000.000


Dengan adanya jurnal pendapatan tersebut, maka pada buku besar kas akan dicatatkan pos debet sebesar 25.000.000, buku besar piutang pos debet sebesar 3.000.000 dan pada buku besar penjualan produk (pendapatan) akan dicatatkan pada pos kredit sebesar 28.000.000.

Kemudian sebagai proses berikutnya setelah jurnal pendapatan, tentunya ada penghitungan harga pokok penjualan obat dan pengurangan terhadap persediaan obat yang terjual selama periode tersebut. Hal inilah yang tentunya akan memerlukan waktu dan konsentrasi yang tidak sedikit jika proses ini berlangsung secara manual. Semua apotek pasti setuju untuk mengelola pencatatan persediaan secara FIFO, namun bagaimana penerapan FIFO untuk menghitung nominal seluruh obat yang terjual dalam periode tertentu adalah problem tersendiri yang tidak mudah untuk dikerjakan secara akurat.

Namun, apabila proses jurnal tersebut tidak dilakukan, baik secara manual maupun secara program GL terpisah yang tersedia, maka Anda tidak dapat menerima kalkulasi laba rugi secara tepat.



Proses Tutup Buku pada Software Apotek TitanSystems Pharmacy

Tentunya software apotek TitanSystems Pharmacy telah mempersiapkan proses tutup buku yang cukup sederhana sehingga dalam kasus jurnal penjualan, Anda tidak perlu lagi membuat jurnal pendapatan secara manual dan menghitung persediaan yang terjual dalam periode tertentu. Laporan keuangan seperti laba rugi dan neraca akan dihasilkan dengan 1x klik pada tombol 'Tampilkan' yang tersedia pada setiap laporan leuangan, tentunya dengan mengisikan rentang waktu periode laporan terlebih dahulu.

Lalu kemudian, mengapa pada software apotek TitanSystems Pharmacy masih terdapat menu Tutup Buku Harian dan Tutup Tahun Fiskal?

Pada tulisan ini, kami ingin menginformasikan kepada pembaca, bahwa fungsi menu Tutup Buku pada software apotek TitanSystems Pharmacy berbeda dengan istilah posting. Posting pada buku besar berdasarkan jurnal transaksi yang terjadi setiap kali, akan dilakukan secara otomatis setiap saat kita meninginkan sebuah laporan keuangan, dan biasanya hanya membutuhkan waktu beberapa detik hingga laporan tersebut siap untuk ditampilkan di layar.

Pada software apotek TitanSystems Pharmacy, menu Tutup Buku Harian berfungsi untuk:

1. Melakukan verifikasi apakah pada setiap akhir hari secara akuntansi terdapat perhitungan kuantitas stok barang yang minus. Jika ya, maka tutup buku tidak dapat dilanjutkan karena akan menghasilkan laporan keuangan yang keliru pula tentang nilai persediaan yang dikeluarkan sebagai HPP produk yang telah terjual. Jika tidak ada, maka proses dapat dilanjutkan pada langkah berikutnya. 
2. Melakukan verifiaksi apakah pada setiap akhir hari secara akuntansi terdapat saldo  minus pada setiap akun berjenis kas. Jika ya, maka tutup buku tidak dapat dilanjutkan karena secara analogi, Anda juga tidak akan pernah menyebutkan saldo uang tunai ataupun rekening di bank dengan angka minus. Dengan demikain perlu dilakukan proses penelusuran pada mutasi kas yang terjadi untuk tanggal tersebut sebelum tutup buku dilanjutkan. Jika tidak terjadi kas minus, maka proses dapat dilanjutkan pada langkah berikutnya.*)
3. Proses berikutnya adalah membuat jurnal transaksi yang permanen pada sistem dan secara otomatis memposting jumlah nominal mutasi debet dan kredit secara permanen pada tiap akun yang sesuai per-transaksi.*)
4. Sebagai akhir dari proses tutup buku harian, maka software apotek TitanSystems Pharmacy akan mengunci seluruh transaksi yang tanggal akuntansinya telah ditutup agar tidak dapat diubah ataupun dihapus lagi dari database. Sehingga laporan keuangan yang tersaji dapat dijamin keakuratannya sampai dengan tanggal akuntansi yang telah ditutup tersebut.

* pada software apotek TitanSystems Pharmacy edisi LITE langkah ini tidak dilakukan karena Pharmacy LITE tidak dilengkapi dengan sistem GL yang terintegrasi.

Jika seandainya pun terjadi perubahan yang tetap dikehendaki oleh manajemen apotek atas data transaksi pada tanggal akuntansi yang telah ditutup, maka proses pembatalan tutup buku tersebut disediakan pada menu tersendiri, dan tentunya hanya operator yang memiliki hak akses untuk pembatalan tutup buku saja yang dapat melakukannya.

Contoh cuplikan dari laporan jurnal transaksi yang dihasilkan secara otomatis oleh software apotek TitanSystems Pharmacy :



APOTEK TITAN
LAPORAN : JURNAL TRANSAKSI
PERIODE : 28-12-2011 s/d 28-12-2011 
FILTER  : No. Transaksi: ; No. Akun: ; Jurnal: Tampilkan Semua; 
==========================================================================================
TANGGAL____NO.TRANSAKSI___________CATATAN_________________________________________________
  NO.JURNAL      NOMER - NAMA AKUN                                    DEBET         KREDIT
==========================================================================================

28-12-2011 2.15-111227.0909-126   Penjualan; UMUM; 16604
  SJ46037        11110 - Kas Kasir                                  4.500,0
                 41100 - Penjualan Barang Dagangan                                 4.500,0
                 51100 - Harga Pokok Penjualan                      3.672,7
                 11310 - Persediaan Barang Dagang                                  3.672,7
------------------------------------------------------------------------------------------
28-12-2011 2.15-111227.0915-127   Penjualan; UMUM; 16605
  SJ46038        11110 - Kas Kasir                                 21.200,0
                 41100 - Penjualan Barang Dagangan                                21.200,0
                 51100 - Harga Pokok Penjualan                     14.660,6
                 11310 - Persediaan Barang Dagang                                 14.660,6
------------------------------------------------------------------------------------------


Pada software apotek TitanSystems Pharmacy, setiap 1 transaksi akan memiliki 1 jurnal tersendiri. Sehingga dengan cara melihat jurnal per transaksi ini pun Anda sebenarnya dapat menerka berapa laba kotor untuk setiap 1 transaksi tersebut. Tentunya hal ini dapat Anda lakukan dengan menyelisihkan secara langsung antara posting pada akun pendapatan (Penjualan Barang Dagangan) dengan posting pada akun Harga Pokok Penjualannya. Tentang penamaan pada akun, Anda dapat mengubahnya secara mandiri pada Data Induk akun sesuai dengan keinginan Anda.


Tutup Tahun Fiskal

Selanjutnya, menu Tutup Tahun Fiskal pada software apotek TitanSystems Pharmacy berfungsi untuk menutup saldo pada seluruh akun-akun pendapatan dan beban dan memindahkannya sebagai laba ditahan pada Neraca. Proses tutup tahun fiskal hanya berlangsung dalam beberapa detik, dan sebelumnya pasti akan didahului oleh proses backup data secara otomatis pada folder yang telah disiapkan. Proses tutup tahun fiskal hanya dapat dilakukan bilamana telah dilakukan proses tutup buku pada tanggal akuntansi akhir tahun fiskal tersebut. Sebagai catatan, untuk tanggal awal tahun dan tanggal akhir tahun fiskal tidak harus diawali pada 1 Januari dan berakhir pada 31 Desember, akan tetapi dapat pula diawali pada tanggal 1 bulan tertentu dan pada tanggal 30 atau 31 akhir bulan tertentu,12 bulan berikutnya.

Sementara Anda cukup melakukan klik pada menu Tutup Tahun Fiskal, maka sistem akan secara otomatis membuat pula jurnal tutup tahun sebagai berikut:


------------------------------------------------------------------------------------------
31-12-2011 TUTUP_TAHUN_1          Ikhtisar laba (rugi) tahun fiskal 2011
  GJ46763        33000 - Laba Ditahan                                         23.828.738,8
                 41100 - Penjualan Barang Dagangan            513.789.255,5
                 41200 - Potongan Penjualan                                    1.568.209,3
                 41300 - Diskon Penjualan                                      3.455.930,8
                 41400 - Retur Penjualan                                         323.091,9
                 42000 - Jasa Pengantaran                         294.791,7
                 43000 - Jasa Racik                             1.203.393,5
                 44000 - Embalase                                  81.265,4
                 49200 - Selisih Kas Positif                    1.179.432,0
                 51100 - Harga Pokok Penjualan                               417.925.118,6
                 51200 - Retur Pembelian                          509.984,0
                 51300 - Potongan Pembelian                     2.959.014,2
                 51400 - Deviasi Stok Negatif                                  8.801.458,0
                 51500 - Deviasi Stok Positif                   3.919.311,1
                 52110 - Beban Gaji Apoteker dan A.A.                         16.729.000,0
                 52120 - Beban Gaji Karyawan                                  19.233.300,0
                 52200 - Beban Transportasi                                      300.000,0
                 52300 - Beban Telepon, Listrik dan Air                       18.049.200,0
                 52400 - Beban Pembungkus dan Tas                                751.300,0
                 52410 - Pembelian Permen                                        218.200,0
                 52500 - Beban Perlengkapan dan ATK                            1.596.500,0
                 52700 - Beban Iuran dan Retribusi                             5.668.900,0
                 52830 - Beban Pemeliharaan Aktiva                             2.036.000,0
                 52920 - Persepuluhan                                          2.545.000,0
                 59100 - Beban Administrasi Rekening Bank                        750.000,0
                 59200 - Selisih Kas Negatif                                     156.500,0
------------------------------------------------------------------------------------------


Nah, pertanyaannya, bagaimanakah dengan proses tutup buku bulanan? Apakah tidak diperlukan? Jawabannya adalah: "Tidak". Selama proses tutup buku harian telah sempat Anda lakukan terus hingga melampaui periode 1 bulan, 2 bulan akuntansi, atau bahkan lebih, maka data keuangan yang akurat untuk bulan-bulan yang telah terlewati tersebut langsung dapat tampil, cukup hanya dengan memberikan rentang waktu yang diinginkan pada laporan-laporan keuangan.

Misalnya saja jika apotek Anda telah menggunakan software apotek TitanSystems Pharmacy dari tanggal 1 Agustus 2011 dan telah melakukan tutup buku harian hingga tanggal akuntansi terbuka (yang bulum ditutup) saat ini terlihat tanggal 15 Oktober 2011. Maka untuk menampilkan laporan laba rugi bulan September 2011, Anda cukup memberikan rentang waktu tanggal, dari 1 September 2011 s/d 30 September 2011 pada menu laporan labar rugi.

Cukup mudah kan ?

Jika pada contoh tersebut di atas Anda ingin melihat laporan laba rugi untuk bulan Oktober 2011 pun tetap bisa dilakukan, dengan cara mengisi rentang dari tanggal 1 Oktober 2011 s/d 31 Oktober 2011 pada laporan laba rugi (meskipun tanggal terakhir tutup buku harian baru sampai pada 14 Oktober 2011). Namun, pada saat Anda ingin menampilkan laporan laba rugi yang melewati tanggal akuntansi terbuka dan belum diposting, maka sistem akan menawarkan untuk memposting sementara data transaksi sehingga jurnal transaksi dan isi laporan keuangan dapat ditampilkan sebagai 'ilustrasi' sementara.

Proses 'posting sementara' tersebut, pada dasarnya adalah proses yang hampir serupa dengan tutup buku harian pada tanggal-tanggal transaksi yang belum permanen diposting. Laporan keuangan yang dihasilkan dari proses posting sementara inipun juga akan terlihat benar dan akurat apabila tidak ada kuantitas stok barang yang minus pada setiap akhir hari akuntansi yang diposting sementara tadi. Anda perlu sedikit hati-hati, sebab jika sampai terdapat stok barang yang minus pada rentang waktu posting sementara ini, maka laporan laba-rugi Anda tidak dijamin akurat, sebab perhitungan HPP belum dapat diverifikasi secara cermat oleh sistem.